Jeden Morgen findet um 7.35 Uhr eine Kurzbesprechung „Jour Fix“ statt. In dieser Besprechung wird der Tagesablauf an die jeweiligen personellen Gegebenheiten angepasst. Ausfälle des Personals, durch Krankheit, Fortbildung oder Urlaub können so gut organisiert werden. Auch die Aktivitäten des Tages und die Raumnutzungen werden geklärt. Somit wird ein reibungsloser Ablauf des Tages gewährleistet.
Die Mitarbeiterinnen erhalten meist zu jeder Zeit die Möglichkeit das Gespräch mit der Leitung zu suchen, sich über Situationen auszutauschen oder Fragen zu stellen. Für intensive Gespräche werden zeitnahe Termine gefunden, um einen guten kollegialen Austausch zu ermöglichen.
Primäre Informationen erhalten die Mitarbeiterinnen erstens über die wöchentliche Dienstbesprechung. In den Dienstbesprechungen werden Aktivitäten geplant oder Arbeitsgruppen gebildet, Fallbesprechungen durchgeführt oder pädagogische Neuerungen besprochen. Zweitens erhalten die Mitarbeiterinnen wichtige individuelle Informationen über ihr Mitarbeiterpostfach. In diese Fächer werden Fortbildungsgenehmigungen, neue Terminabsprachen oder allgemeine Hinweise an alle Mitarbeiterinnen gelegt.
Sekundäre Informationen, wie Rundschreiben, Einladungen oder neue Zeitschriften werden in ein gemeinsames Mitarbeiterpostfach gelegt. Dieses wird alle zwei Wochen neu eingepflegt und von den Mitarbeiterinnen per Unterschrift zur Kenntnis genommen oder Abfragen gestellt.
